Voici une liste d’outils collaboratifs à mettre en place avec les membres de votre équipe pour la mise en place d’un télétravail efficace. Ils vont permettront d’accroître la qualité de vos travaux collaboratifs, mais aussi de maintenir un lien entre tous les membres de l’équipe ayant un projet commun. 

Les outils de partage de documents

Wetransfer :

wetransfer, télétravail

Wetransfer est un logiciel de transfert de fichiers allant jusqu’à 2 Go pour l’offre gratuite. Cet outil permet d’échanger des documents lourds, en toute facilité. L’interface est agréable et les fonctionnalités simples mais très bien pensées. Quand les fichiers sont ajoutés et prêts à être récupérés, il suffit de copier le lien et de l’envoyer directement au destinataire.

Avantage : facile d’utilisation, pas besoin de créer un compte

Inconvénient : peut tomber en spam ou comme le mail n’est pas reconnu par le destinataire, refus d’ouvrir.

Dropbox : 

dropbox, télétravail

Dropbox est un logiciel facile et rapide à prendre en main. il peut se présenter sous la forme d’une application ou d’une interface en ligne accessible depuis n’importe quel navigateur. L’utilisateur peut partager toutes sortes de données (vidéos, photos, documents, présentation). On dispose par défaut d’un espace de stockage en ligne gratuit de 2 Go.  Vu que les documents sont placés dans le cloud, les utilisateurs peuvent y accéder via leur ordinateur, tablette ou smartphone à n’importe quel moment et en temps réel. Il est possible aussi d’autoriser l’accès aux documents à vos collègues et les autoriser à y faire des modifications.

Avantage : facile d’utilisation, stockage des données en cloud.

Inconvénient : stockage en ligne ne pouvant excéder 2 Go en terme de volume, offre payante pour une utilisation pro pour plusieurs collaborateurs.

Les outils de gestion de projet

Asana :

Asana, télétravail

Asana est un logiciel qui permet de faciliter la communication, l’organisation et la gestion de missions entre tous les membres d’une équipe ayant un projet commun. Les équipes peuvent grâce à cet outil travailler et échanger sans passer par des emails.  Sur Asana, le chef de projet ou d’équipe assigne aux différents collaborateurs les tâches et missions attendues. Il est possible aussi d’ajouter une deadline aux tâches et des précisions sur celles-ci :

  • Une description
  • Des pièces jointes 
  • Des commentaires
  • Des notifications d’autres collaborateurs avec qui on peut avoir des tâches communes.

Autre point fort du logiciel c’est que les équipes peuvent échanger en temps réel comme les messageries instantanées. Cela permet d’avoir une meilleure réactivité dans l’avancement des missions et du projet.

Avantage : permet de coordonner facilement les tâches entre les parties prenantes au projet ; permet de piloter efficacement les projets et de suivre leur avancement ; l’outil est collaboratif, productif et simplifie la communication ; il centralise les informations et permet la synchronisation des actions.

Inconvénient : d’après plusieurs retours d’utilisateurs, le service à la clientèle est limité, même pour les utilisateurs premiums.

Trello : 

Trello, télétravail

Trello est un outil de gestion de projet en ligne complet et intuitif. Sur ce logiciel, vous pouvez créer des tableaux constitués de colonnes dans lesquelles il suffit d’ajouter des listes de tâches à faire, comme pour un rétroplanning. Trello permet de facilement visualiser l’avancée d’un projet. Vous avez la possibilité de fixer des objectifs à chaque étape de la réalisation du projet et ainsi rendre compte des tâches qui ont déjà été réalisées. C’est aussi un outil totalement collaboratif où chaque membre de l’équipe peut intervenir en temps réel. 

Avantages : La prise en main de l’outil est rapide et très intuitive ; dispose d’une version gratuite ; l’outil centralise les informations et permet la synchronisation des actions.

Inconvénient : L’outil est trop simple pour des projets d’une complexité moyenne à élevée.

Toggl Plan : 

Toggl Plan, télétrvail

Ici il s’agit d’un logiciel complémentaire aux deux autres outils cités ci-dessus. Toggl Plan vous propose une solution pour gérer vos projets sur plusieurs mois. En effet, ce logiciel permet d’afficher facilement les tâches de tous membres de l’équipe travaillant sur un projet commun sous forme de calendrier. Avec cet outil, vous avez aussi la possibilité de visualiser l’avancée du projet par semaines, mois ou trimestres. Autre avantage d’utiliser ce logiciel, c’est qu’il est possible d’importer les tâches définies sur Trello. D’où l’intérêt de l’utiliser en complément pour améliorer la gestion de ses projets avec ses collègues. L’outil est gratuit jusqu’à 5 utilisateurs.

Avantages : Facile d’utilisation et de compréhension. très complémentaire à l’outil Trello 

Inconvénient : l’outil n’est gratuit que pour 5 personnes au maximum, il faudra prendre un abonnement pour une équipe de plus de 5 membres.

Slack :

Slack, télétravail

Slack est un outil incontournable à utiliser en télétravail. Il permet à vos salariés de rester en contact de manière intuitive, de partager des documents, de fixer des listes de tâches pour plusieurs collaborateurs. Ce logiciel propose plusieurs fonctionnalités pour que votre équipe augmente sa productivité :

  • Un espace de travail pour toute l’équipe
  • La possibilité de classer les conversations (exemple par secteur : marketing, RH…)
  • Une messagerie privée
  • La possibilité d’organiser les appels audio et vidéo à plusieurs
  • La simplification d’envoi des fichiers

Slack est donc aussi une solution de communication, permettant à chaque membre de l’équipe de profiter  d’un espace de travail partagé où les conversations sont organisées.

Outils de communication :

Whatsapp : 

Whatsapp, télétravail

WhatsApp est un service de messagerie instantanée. Vous avez la possibilité d’échanger entre deux personnes ou avec des groupes plus grands (messages, images, vidéos ou des messages audio) via leur connexion Internet. Comme vous vous servez de votre connexion Internet pour envoyer des données, vous n’avez aucune limite sur le nombre de messages que vous pouvez envoyer. Whatsapp peut être aussi une solution pour communiquer avec des collaborateurs ou des partenaires à l’étranger sans engager de frais supplémentaires.

Avantages : Sécurité par le cryptage des données et des messages, la possibilité d’importer les contacts professionnels de son répertoire, disponible pour de nombreux systèmes d’exploitation (IOS, Windows, Android…), possibilité de faire des appels vidéos.

Inconvénient : Obligation de partager son numéro de téléphone professionnel. Ne fonctionne pas sans connexion internet

Telegram : 

Telegram, télétravail

Telegram est aussi une application de messagerie instantanée permettant de communiquer avec d’autres personnes (messages, photos, vidéos …) Un des principaux avantages de Telegram est la confidentialité totale des messages envoyés via l’application. Telegram peut être comparé à WhatsApp car il dispose des mêmes fonctionnalités et il est disponible sur divers supports (smartphone, ordinateur, tablette…)

Avantages : confidentialité des données car on peut choisir de ne pas les enregistrer, cryptage des données et des messages, possibilité de créer des conversations de groupes de plus de 5000 personnes.

Inconvénient : l’application sur ordinateur n’est pas aussi bien développée que sur mobile (il est impossible de faire les conversations secrètes), elle demande le numéro de téléphone lors de l’inscription.